Il rapido progresso tecnologico ha portato a una radicale trasformazione delle transazioni finanziarie. Mentre i metodi di pagamento tradizionali si basavano principalmente sul denaro contante e su sistemi di gestione cartacei, l’avvento dell’era digitale ha completamente ridisegnato il panorama presentando numerose opportunità, ma anche una serie di sfide.
Le difficoltà legate alla digitalizzazione dei pagamenti sono causate da fattori sia interni che esterni. Con l’evoluzione del panorama dei pagamenti B2B, le aziende necessitano di assistenza per adeguarsi. La maggiore preoccupazione per un CFO è investire in soluzioni digitali e formare il proprio team, per poi ritrovarsi con un software che non viene aggiornato o che viene dismesso.
In questa era della finanza digitale, ci troviamo di fronte a interrogativi importanti che richiedono una riflessione attenta e una preparazione strategica. Come possiamo garantire la protezione e la riservatezza di preziose informazioni finanziarie in un mondo sempre più interconnesso? Quali passi devono essere compiuti per colmare il divario tra chi è tecnologicamente avanzato e chi si sta ancora adattando ai canali digitali? Come possono aziende e istituzioni finanziarie collaborare per creare un ambiente di pagamento fluido?
In questo articolo, analizzeremo i principali ostacoli che riscontriamo nel nostro lavoro di digitalizzazione dei pagamenti e le strategie per superarli.
Convincere il management
È normale che le aziende utilizzino software diversi per la gestione della contabilità e delle finanze. Tuttavia, la loro integrazione efficace con il nuovo sistema di pagamento digitale può presentare difficoltà e sollevare potenziali problemi.
In periodi di difficoltà economiche, convincere altri dirigenti o membri del team del valore dell’investimento nella trasformazione digitale può essere impegnativo. Tuttavia, è possibile, sia sottolinendo i potenziali risparmi sui costi dei pagamenti digitali e i vantaggi di una maggiore compliance e acquisizione clienti, sia offrendo soluzioni che si integrano perfettamente e agilmente, come ad esempio il nostro sistema ClackPay che si integra in tutti suoi verticali, velocemente con API.
Quando si propone una soluzione di pagamento più efficace, può essere utile calcolare quanto segue:
- La velocità con cui un’azienda può generare entrate aumenta notevolmente utilizzando una soluzione di incassi digitali rispetto al non utilizzo.
- Il risparmio a lungo termine supera di gran lunga i costi iniziali.
- L’implementazione di misure di sicurezza può ridurre notevolmente il rischio di violazioni della compliance.
- L’impatto positivo sul flusso di cassa è a lungo termine.
- Si crea margine per una migliore esperienza del cliente e un aumento degli affari ricorrenti.
Sfida: Migliorare le competenze
Uno dei principali ostacoli nel passaggio ai pagamenti digitali e nell’aggiornamento del processo di digitalizzazione dei pagamenti è spesso il team incaricato di implementare questi cambiamenti. Spesso si teme di dover riconsiderare e adeguare le proprie strategie per adattarsi alla nuova piattaforma digitale.
Per questa ragione Gedea è sempre disponibile per creare una transizione fluida, attraverso passaggi consolidati:
- Collaborazione del team: coinvolgere il team nel processo decisionale di selezione della soluzione e rispondere alle domande in anticipo permette di ridurre notevolmente il numero di obiezioni dopo l’implementazione del sistema
- Integrazione con i sistemi esistenti: realizziamo soluzioni che possano essere integrate con qualsiasi sistema ERP. Ciò garantirà che la nuova soluzione risulti familiare.
- Formazione approfondita: offriamo una formazione completa al team in modo che possa utilizzare efficacemente i nuovi strumenti e processi digitali con fiducia.
Preoccupazioni crescenti in materia di frodi
Una delle principali sfide nell’implementazione di nuove soluzioni finanziarie è la gestione delle frodi. Questo problema è in continua evoluzione e sta crescendo in dimensioni. Esempi di frode includono il furto di identità, l’uso improprio di fondi e l’autorizzazione fraudolenta. Questi rischi possono colpire qualsiasi sistema di pagamento, soprattutto se c’è un alto livello di coinvolgimento umano nel processo.
È una realtà ben nota che l’errore umano può essere responsabile di numerosi incidenti che ostacolano il processo di pagamento e violano la compliance normativa.
Immaginiamo un professionista contabile che riceve un’e-mail da un cliente abituale che lo informa di un pagamento duplicato. Il cliente potrebbe persino fornire uno screenshot delle due transazioni. Tuttavia, a causa dell’utilizzo di un sistema tradizionale e manuale, il contabile potrebbe non notare il problema e liquidarlo come un errore tecnico. Inoltre, con un carico di lavoro pesante, potrebbe non essere fattibile per il contabile rivedere accuratamente ogni registrazione contabile e i suoi dettagli corrispondenti. Di conseguenza, potrebbe decidere di emettere rapidamente un rimborso al cliente.
Nell’era delle identità fabbricate, è possibile che non sia stato effettivamente emesso alcun pagamento duplicato. L’identità del cliente potrebbe essere stata compromessa o, in alcuni casi, potrebbe essere coinvolto un membro dello staff nell’attività fraudolenta.
Attualmente esistono metodi per limitare le attività fraudolente.
Un’opzione disponibile è l’implementazione dell’automazione per la fatturazione e la riconciliazione dei pagamenti. Questo può ridurre notevolmente il loro carico di lavoro e migliorare l’efficienza. Le nostre soluzioni di incasso digitale emettono ricevute direttamente collegate al pagamento e non modificabili, archiviate in maniera sicura. Questo approccio combinato non solo protegge dalle attività fraudolente, ma consente anche di avere più tempo per indagare su eventuali transazioni inusuali.
Approccio completo e visione chiara
Anche con un sistema di pagamento solido, il processo di generazione di report e la pianificazione dei solleciti possono sembrare un compito noioso. Tuttavia, l’integrazione di risorse digitali, in particolare l’automazione, può ridurre notevolmente il tempo dedicato a queste attività ripetitive. Inoltre, questo approccio consente l’accesso a una moltitudine di nuovi dati che possono essere utilizzati.
Utilizzando link di pagamento incorporati, si consente ai clienti di gestire i pagamenti; automatizzando il processo di riconciliazione, si dispone costantemente della situazione in tempo reale, risparmiando tempo e dispersioni in modo efficace.
Problema: la complessità delle normative sulla fatturazione elettronica
La digitalizzazione dei pagamenti presenta una sfida anche per quanto riguarda l’adeguamento alle normative, in costante evoluzione. È quindi fondamentale rivolgersi a partner qualificati per ridurre al minimo gli oneri legati alla compliance: Gedea dispone di consulenti esperti e di una esperienza decennale nella gestione di sistemi completamente a norma.
Semplificare la digitalizzazione
Adottare i pagamenti digitali può sembrare un’impresa ardua, è normale che le persone siano restie al cambiamento, soprattutto se abituate a metodi tradizionali. Tutte le obiezioni si superano adottando soluzioni semplici ed efficaci, sostenibili per l’azienda e che non richiedano né interventi amministrativi ne infrastrutturali.
L’aspetto più interessante è che la digitalizzazione dei pagamenti offre una moltitudine di vantaggi che vanno oltre il semplice spostamento di attività su un’interfaccia di computer. Utilizzando la piattaforma in grado di gestire l’intero processo documentale, dall’emissione all’archiviazione, si può eliminare la maggior parte del lavoro manuale ed ottenere esiti molto vantaggiosi: riconciliazione in tempo reale, riduzione degli insoluti, gestione completamente a norma.
Dopo aver esaminato gli ostacoli associati alla transizione, è evidente che l’utilizzo di un sistema digitale facile da usare, conforme agli standard normativi e che opera automaticamente può semplificare notevolmente i processi di incasso digitale.
Noi di Gedea abbiamo creato un sistema di pagamento digitale user-friendly, con verticali specificamente progettati per le transazioni per le utilities, telco, municipalizzate, PA e Amministratori Condominiali. Contattaci per una demo!