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GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
ARCHIVIAZIONE CARTACEA E DIGITALE
Entrambi i sistemi sono ideali per le PMI, Aziende e per la Pubblica Amministrazione. Doc System gestisce in modo efficiente i documenti, digitali e cartacei, in formato elettronico.
GESTIONE
Doc System permette di acquisire e indicizzare automaticamente qualsiasi documento gestito nel sistema informativo (ciclo attivo, ciclo passivo, commerciale, produzione, qualità, ufficio tecnico ecc.) e qualsiasi altro file gestito al di fuori di esso (manualistica, documenti direzionali, gestione personale, immagini, e-mail, PowerPoint ecc.).
ADATTABILITÀ
Doc System si adatta all’organizzazione presente e si integra con le applicazioni già presenti, rendendo più snelli e controllati i processi documentali. L’integrazione avviene attraverso API e non richiede l’installazione di alcun software o l’acquisto di hardware.
PUNTI DI FORZA
- Archivio sempre accessibile da qualsiasi dispositivo
- Riduzione dei tempi di consultazione
- Possibilità di stampa immediata
- Archiviazione personalizzabile, modulabile e integrabile con qualsiasi dispositivo
- Accesso sicuro e protetto, massima attenzione ai dati sensibili
L’archiviazione cartacea
Risponde alle esigenze di conservazione per chi produce qualunque genere o formato di documenti.
Elimina la stampa di ogni informazione, la classificazione e l’archiviazione.
Facilita e velocizza la ricerca con la ricerca full text.
Elimina lo smarrimento dei documenti e gli errori nelle ricerche fisiche.
Ottimizza i processi interni e genera maggiore comunicazione tra i team, con workflow dinamici e ben organizzati.
Salvaguarda l’ambiente contribuendo a portare l’azienda verso la transizione ecologica.
Elimina la necessità di spazi per l’archiviazione fisica.
Preleviamo e inscatoliamo i documenti
Trasferiamo i colli nei nostri depositi attrezzati
Schediamo, riordiniamo ed inventariamo
Codifichiamo per il reperimento immediato
Archiviamo su scaffalature a norma
Ricerchiamo i documenti per l'Ente
Distruggiamo i documenti, dopo i tempi di conservazione legali
L’archiviazione digitale
L’archiviazione digitale viene sviluppata per la gestione centralizzata delle informazioni, permette di ottimizzare l’intero ciclo di vita dei documenti, dalla creazione alla condivisione.
Scansione
Usiamo tecnologie avanzate per scansionare libri, archivi, documenti e immagini, di qualsiasi formato ed epoca.
Indicizzazione
Indicizziamo i documenti per renderli consultabili. Sarà quindi possibile estrapolare i dati e attivare la ricerca full-text.
Archiviazione
Creiamo un archivio digitale con immagini di qualsiasi formato.
Condivisione
Rendiamo consultabili i documenti digitali attraverso password con diversi livelli di accessibilità e visibilità.
I PLUS DEL SISTEMA
Enterprise Document Platform
Immagazzina, archivia e gestisce ogni tipo di documento
Asseconda l'operatività con robustezza e stabilità
Gestione dei contenuti attraverso policy di GDPR compliance
Richiesta automatica di documentazione con pagamento
Navigazione facile e reperimento delle informazioni immediato, con la ricerca estesa
Risparmio di tempo e di personale con l'ottimizzazione della conservazione dei contenuti
Accesso alle aree riservate con autenticazione SPID o CIE
PND ready: invio di notifiche tramite email/pec e invio tramite posta cartacea
CRITERI DI ACCESSIBILITÀ E USABILITÀ
Veramente per tutti
DocSystem è stato sviluppato con una particolare attenzione all’accessibilità, per persone con disabilità sensoriale, motoria, cognitiva o intellettiva.
Ogni operazione è descritta con chiarezza e semplicità per favorire l’utilizzo autonomo, anche dalle persone meno digitalizzate.
Rispetta le indicazioni previste per l’accessibilità dei siti della Pubblica amministrazione e adotta ulteriori sistemi per consentire l’utilizzo anche alle persone con DSA.
